Le Digital Clean Up Day, l’évènement d’envergure autour du nettoyage des données et de la seconde vie des équipements numériques, s’est déroulé du 13 au 18 mars 2023. Nous faisons un premier bilan de cette édition dans la Métropole Rouen Normandie, avec les retours d’expérience très positifs de deux organisations ayant participé à l’opération : le CEREMA avec Jonathan Masson et Marion Bernstein, et Habitat 76 avec Elise Bonnet et Mickael Lecoq.
CEREMA
L’heure est déjà au bilan pour l’édition 2023 du Digital Clean Up Day. Pour rappel, trois grandes thématiques étaient mises en avant cette année : le nettoyage des données, le réemploi du matériel fonctionnel et le recyclage du matériel non fonctionnel.
La Métropole Rouen Normandie a à nouveau incité les organisations à se mobiliser sur cet événement, et 37 structures ont répondu à l’appel sur le territoire, sur une ou plusieurs de ces thématiques.
Un partenariat a notamment été mis en place avec le prestataire Fourmize pour mettre à disposition des box de collecte. Au total, 35 box ont été distribuées par ce biais à 17 structures, pour une collecte de 570 kg d’équipements électroniques. Certaines organisations ont mis en place d’autres moyens de collecte, et la quantité d’équipements collectés par les 37 structures est bien plus importante.
Le bilan de l’opération est en cours de réalisation au niveau national et sera présenté le 21 avril à 13h.
Nous sommes allés sans attendre à la rencontre de deux organisations normandes ayant participé à l’évènement :
Le CEREMA, établissement public accompagnant les acteurs territoriaux sur toutes les thématiques de transition écologique et de cohésion des territoires, a participé à l’opération, sous l’impulsion de Jonathan Masson, chargé du pilotage d’activité, et Marion Bernstein, chargée d’appui auprès de la direction. Le périmètre de l’opération couvrait la direction territoriale Normandie Centre avec environ 200 collaborateurs répartis sur 2 sites, à Grand Quevilly et Blois.
Marion et Jonathan ont mis en place une opération à 3 piliers :
- Un premier pilier de sensibilisation avec une campagne d’affichage sur les chiffres clés dans les lieux de convivialité, afin d’éveiller les consciences et d’engager les discussions. Ils soulignent la chance d’avoir « une base de collaborateurs sensibles et intéressés ».
- Un deuxième pilier recyclage avec la mise en place de box de collecte sur une semaine pour collecter les équipements non fonctionnels, aussi bien le matériel personnel des collaborateurs que du matériel provenant de la DSI : unités centrales, écrans, imprimantes, accessoires (claviers, souris, câbles), etc. Au total, c’est 735 kilos de matériel qui ont été collectés rien que sur le site de Grand Quevilly du CEREMA Normandie Centre !
- Enfin, le troisième pilier de l’opération concernait les données avec une campagne d’archivage des dossiers d’étude conservés dans le logiciel métier de l’organisation. Bien que soutenus par leur hiérarchie, Jonathan et Marion n’ont pas obtenu les résultats qu’ils espéraient sur cette dernière thématique, et associent cela à un manque de temps pour bien structurer l’opération, sur un sujet qui était abordé pour la première fois auprès des équipes.
Dans l’ensemble, Jonathan et Marion ont noté que « l’initiative a été saluée par les collaborateurs, appuyée par le CODIR et bien relayée par l’équipe d’ambassadeurs » Jonathan et Marion ont donc prévu de capitaliser sur cette première action, et travaillent d’ores et déjà à un nouvel évènement pour la journée internationale des Archives, le 9 juin prochain.
Habitat 76, premier bailleur social de Seine Maritime avec 30 000 logements et 900 collaborateurs (dont la moitié est équipée de postes informatiques), a également organisé un évènement en interne, piloté par Elise Bonnet, responsable RSE, et Mickael Lecoq, responsable service infrastructure. Ils ont mis en place une opération autour de 2 axes principaux : le recyclage et le nettoyage des données.
Pour le recyclage, des box de collecte ont été mises à disposition sur les trois principaux sites à Rouen, Le Havre et Dieppe, afin que les collaborateurs apportent leur matériel non fonctionnel. Deux box ont également été installées dans un ensemble de logements du Havre pour les locataires, à l’initiative de collaborateurs. Au total, c’est 160 kilos d’écrans, de consoles de jeux, de smartphones et accessoires qui ont été collectés, dont 120 kilos apportés par les collaborateurs ou les locataires, le reste provenant de la DSI.
Pour le nettoyage des données, Elise et Mickael avaient fait le choix de concentrer les efforts sur les boîtes mail et le serveur fichier avec un objectif ambitieux de suppression de 1To de données. Pour faciliter l’implication des collaborateurs, ils ont réalisé une campagne d’affichage et de mailing en amont de l’opération, ainsi qu’une opération de sensibilisation le mardi 14 mars autour de quatre mini ateliers pour expliquer l’évènement et ses objectifs, et donner des conseils pratiques aux collaborateurs. Ils ont également communiqué sur l’avancement au cours de la semaine.
Elise et Mickael ont noté une très forte mobilisation, avec une soixantaine de participants à ces ateliers. Au final, 250 boites mails ont diminué de volume sur la semaine et 1,4 To de données ont été supprimés, répartis équitablement entre mails et fichiers partagés !
Ils ne comptent pas s’arrêter là et prévoient maintenant des journées par service pour traiter les problématiques spécifiques de certains services. Et pour l’année prochaine, «SharePoint aura également le droit à son ménage de printemps ! »